Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Frank Tenk
Koggestrasse 43
45721 Haltern am See
Deutschland

E-Mail: Webmaster@Seto.de

SETO ist ein privates, nicht kommerzielles Softwareprojekt im Pre-Alpha-/Testbetrieb.

2. Hosting und Server-Protokolle

Die Webseite wird bei der STRATO AG gehostet. Beim Aufruf der Webseite können technisch erforderliche Verbindungs- und Serverdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Ressource, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Systeminformationen.

Die Verarbeitung dient der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung der Webseite. Einzelheiten zur konkreten Speicherdauer der Server-Protokolle richten sich nach der eingesetzten STRATO-Hostingkonfiguration.

3. Benutzerkonto und Profildaten

Bei Nutzung eines SETO-Kontos können insbesondere Benutzername, Anzeigename, technische Kontodaten, Schichtgruppe, Beschäftigungsgrad, Beschäftigungshistorie, Kalenderdaten, Zeitkonten, abrechnungsrelevante Stammdaten und freiwillige Kommentare verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Bereitstellung der jeweils genutzten SETO-Funktionen erforderlich ist. Optionale Funktionen werden getrennt behandelt.

4. Cloud-Konto und Supabase

Bei Wahl eines SETO-Cloud-Kontos wird Supabase mit Authentifizierung und PostgreSQL-Datenbank eingesetzt. Das aktuell verwendete Projekt ist in der EU-Region eu-central-1 (Frankfurt) angelegt. Der Zugriff auf nutzerbezogene Daten wird durch Authentifizierung und Row Level Security (RLS) begrenzt. Neue Cloud-Konten verwenden für private SETO-Daten standardmäßig die persönliche Verschlüsselung.

Der alternative Betriebsmodus „Nur lokal auf diesem Gerät“ erstellt kein SETO-/Supabase-Konto. Private Profil-, Kalender-, VDN- und Abrechnungsdaten dieses lokalen Profils werden nicht zur Speicherung an Supabase übertragen.

Supabase wird im Cloud-Modus als technischer Dienstleister eingesetzt. Soweit für den Betrieb erforderlich, können dessen technische Unterauftragnehmer einbezogen werden.

5. Kalender-, Abwesenheits- und Gesundheitsdaten

Kalendereinträge können Schichten, Urlaub, Freischichten und weitere Abwesenheiten enthalten. Einträge zu Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit (KR/AU) können Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen.

Für die Speicherung und Nutzung von KR/AU-Daten ist eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung vorgesehen. Die allgemeine Nutzung von SETO ist davon unabhängig möglich. Ohne KR/AU-Einwilligung werden keine neuen KR/AU-Kalendereinträge gespeichert; die Einwilligung wird erst beim ersten tatsächlichen Speichern entsprechender KR/AU-Daten abgefragt. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. VDN- und Abrechnungsdaten

VDN-/Abrechnungsdaten können Angaben zu Einkommen, Zuschlägen, Rückrechnungen, Zeitkonten und Vorsorge enthalten und sind deshalb besonders schutzbedürftig.

Beim öffentlichen VDN→Excel-Konverter werden die ausgewählten PDF-Inhalte nach dem vorgesehenen technischen Konzept ausschließlich lokal und temporär im Browser verarbeitet. Die PDF-Inhalte werden dabei nicht zur dauerhaften Speicherung an Supabase übertragen. Eine erzeugte Exportdatei wird nur gespeichert, wenn der Nutzer selbst den Download auslöst.

Beim angemeldeten VDN-Import können ausdrücklich übernommene strukturierte Daten für die SETO-Funktionen gespeichert werden. Original-PDF-Dateien werden nicht automatisch dauerhaft gespeichert.

7. Feedback und Support

Cloud-Benutzer können freiwillig Kommentare, Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschläge senden. Dabei können Benutzer-ID, Benutzername, Nachricht, Status und Zeitstempel gespeichert werden. Bitte keine Passwörter, Gesundheitsdaten oder vollständigen Abrechnungen in Feedbackfelder eintragen.

Im Local-Only-Modus gibt es keinen administrativen Fernzugriff auf den lokalen Datenbestand. Für Support kann der Nutzer bewusst eine datensparsame Supportdatei erzeugen. Diese wird nicht automatisch hochgeladen. Name, Kontaktdaten und Kryptoschlüssel werden entfernt; bei ausdrücklich gewähltem Kalenderumfang können strukturierte KR/AU-Abwesenheitsdaten enthalten sein. Freie Kalendernotizen werden aus dem Supportexport entfernt.

8. Datenminimierte Parser-Hilfe

Bei unbekannten Lohnarten kann freiwillig ein Parser-Hilfebericht erzeugt werden. Der Inhalt wird vor dem Senden angezeigt. Solche Berichte sollen keine Namen, Dateinamen, vollständigen Abrechnungen, Euro-Beträge oder exakten Basiswerte enthalten. Für unbekannte Lohnarten dürfen technische Feldstrukturen, lokal abgeleitete Berechnungsmuster und benachbarte Lohnartcodes/-bezeichnungen ohne Beträge enthalten sein. Soweit eine technische Zuordnung zum SETO-Konto erhalten bleibt, handelt es sich nicht um vollständig anonyme, sondern um datenminimierte bzw. pseudonymisierte Informationen.

9. Lokale Speicherung und Local-Only-Modus

SETO kann zur Bereitstellung von Anmeldung, Einstellungen, Offline-Funktionen und Arbeitsständen Informationen im Browser speichern, etwa in IndexedDB, Session-Speichern oder Service-Worker-Caches. Technisch nicht erforderliche Speicherungen sollen auf das notwendige Maß beschränkt werden.

Bei „Nur lokal auf diesem Gerät“ werden private Nutzdaten mit AES-256-GCM in IndexedDB verschlüsselt. Auf einem Gerät können mehrere lokale Profile angelegt werden. Jedes Profil besitzt einen eigenen zufällig erzeugten Datenschlüssel (DEK), ein eigenes lokales Passwort und getrennte verschlüsselte Daten. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert. Zur Profilauswahl werden ausschließlich auf diesem Gerät der lokale Anzeigename und eine technische lokale Profil-ID in einem Geräte-Register gespeichert. Der jeweilige Tresor bleibt beim Abmelden erhalten und wird beim nächsten Öffnen erneut mit seinem lokalen Passwort entsperrt.

Lokaler Browser-/PWA-Speicher ist kein Backup. Nutzer können deshalb für jedes lokale Profil separat eine verschlüsselte .setobackup-Datei erstellen und selbst an einem gewünschten Ort sichern. Das Löschen unter Profil → Sicherheit entfernt nur das aktuell geöffnete lokale Profil; andere lokale Profile auf demselben Gerät bleiben bestehen.

10. Kontolöschung und Speicherdauer

Im Profil kann eine Kontolöschung angefordert werden. Nach dem derzeitigen SETO-Konzept besteht eine 14-tägige Widerrufsfrist; anschließend sollen das Benutzerkonto und die daran geknüpften App-Daten gelöscht werden. Gesetzliche oder technisch unvermeidbare Aufbewahrungsfristen, insbesondere in Sicherungssystemen, bleiben hiervon unberührt.

Andere personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder bis eine wirksame Löschung bzw. ein Widerruf erfolgt, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Im Profil können die über das jeweilige Konto gespeicherten SETO-Daten teilweise angezeigt und als Datenauskunft exportiert werden.

12. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig.

13. Externe technische Dienste

Die Anwendung verwendet derzeit teilweise extern bereitgestellte JavaScript-Bibliotheken. Dadurch können beim Abruf dieser Ressourcen technische Verbindungsdaten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden. Eine spätere Umstellung auf lokal ausgelieferte Bibliotheken ist vorgesehen.

14. Testbetrieb

SETO befindet sich im Pre-Alpha-/Testbetrieb. Funktionen und Datenverarbeitungsabläufe können sich während der Entwicklung ändern. Änderungen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen, sollen in dieser Datenschutzerklärung nachvollzogen werden.

15. Rechtsgrundlagen

Technisch notwendige Hosting- und Sicherheitsmaßnahmen stützen sich grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb). Daten, die für die Bereitstellung eines auf Wunsch angelegten Benutzerkontos und der genutzten App-Funktionen erforderlich sind, werden grundsätzlich nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO verarbeitet. Soweit eine Funktion eine freiwillige Einwilligung voraussetzt, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Für freiwillige Einträge zu Krankheit und Arbeitsunfähigkeit ist zusätzlich eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO vorgesehen. Weitere Einzelheiten zu Zweck, Kategorien und Empfängern enthalten die vorstehenden Abschnitte. Datenschutzanfragen, insbesondere zum Widerruf oder zur Löschung, können an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

16. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung beschreibt den derzeit vorgesehenen technischen Betrieb von SETO. Sie wird angepasst, wenn sich Hosting, eingesetzte Dienste oder Verarbeitungsabläufe ändern.